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衢州职业技术学院关于印发财务报销管理规定(修订)的通知
作者:    文章来源:本站原创    点击数:66    更新时间:2016-11-14    
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衢职院财〔20162

 

 

衢州职业技术学院关于印发

财务报销管理规定(修订)的通知

 

各二级学院(部)、处(室),直属单位:

现将《衢州职业技术学院财务报销管理规定(修订)》印发给你们,请遵照执行。

 

 

 

                   衢州职业技术学院

                   2016927


衢州职业技术学院财务报销管理规定(修订)

 

第一章  

第一条 为加强财务管理,降低财务风险,规范财务报销程序,明确财务报销手续,维护学校会计信息的真实性、可靠性和完整性,根据《中华人民共和国会计法》《会计基础工作规范》《高等学校财务制度》及国家有关财经法律法规,结合我校实际情况,修订学校财务报销管理规定。

第二条 本办法的适用对象为纳入学校账户管理的预算口径非人员类经费,包括部门经费和项目负责人经费。部门经费指以二级学院(部、中心)、职能部门、直属单位等为单位管理及使用的经费,如部门业务经费、部门项目经费等;项目负责人经费指以教职员工、学生等项目负责人为单位管理及使用的经费,如课题经费、大学生科技创新经费等。

第二章 报销基本程序

第三条 经办人在经济业务事项结束并取得合法、有效原始凭证后,按第五章的标准分类整理原始凭证并填制对应报销单。

(一)出差经济业务报销时填写差旅费报销单,公务接待经济业务报销时填写公务接待费报销单,外聘劳务或咨询经济业务报销时填写劳务费、专家咨询费报销单,其他经济业务报销时填写通用报销单。

(二)单张原始凭证(会务费和培训费票据除外)在500元及以上且没学校采购活动记录或合同的票据须单独审核、审批。

(三)达到学校采购限额标准的经济业务报销时,报销时须附有学校采购活动记录或采购合同。

(四)经办人应在报销单及每张发票、财政统一票据背后签注姓名。

第四条 经办人携带分类整理后的原始凭证、报销单及其他附件(项目负责人经费还需携带有效经费卡)按支付分级审批标准进行部门审批。经费审批人需认真审核经济业务事项,签署审批意见并注明经费列支渠道。

第五条 经办人携带分类整理后的原始凭证、报销单及其他附件(项目负责人经费还需携带有效经费卡)到计财处进行分级审核。

第六条 报销金额达到校级支付审批标准的,经办人还须携带分类整理后的原始凭证、报销单及其他附件(项目负责人经费还需携带有效经费卡)进行校级审批,完成审批后到计财处报销。

第七条 各类经费报销基本流程详见附件1

第三章 报销审批

第八条 经办人对经济业务事项、原始凭证的真实性、合法性、合规性负责;审批人对经济业务事项的真实性、合法性、合规性负连带责任。

第九条 学校各级领导审批经费支出,如是部门经费须以当年学校下达给各部门的预算项目额度为上限,如是项目负责人经费须以预算科目额度为上限,未经学校研究同意,不得审批支出不在预算项目(科目)开支范围、超预算或无预算项目的经费。

第十条 部门经费严格实行各部门主要负责人(二级学院行政主要负责人)一支笔审批制度。各部门均须根据部门主要负责人聘任情况,出具部门一支笔审批人授权书(见附件2),并递交计财处作为一支笔审批人调整的依据。因特殊原因变更一支笔审批人的,各部门须重新出具授权书,并作出合理的书面说明。

第十一条 部门一支笔审批人外出或其他原因无法审批的,可以授权他人审批,但应出具授权委托书(见附件3),注明无法审批的原因、代理审批人、代理审批范围、代理审批时限及其他需要特别说明的事项。授权委托书应有原审批人、代理审批人的签名字样,同时加盖部门公章,并在委托书生效前将授权委托书送交学校计财处备案。授权审批责任由授权人与受托人共同承担。授权委托书自送达计财处之日起生效。受托人在受托期间不得再次授权。

第十二条 部门经费支出实行分级审批制度。

(一)职能部门(含部、中心,直属单位)开展单笔支付金额3000元及以上的经济业务事项(课金(含监考费、阅卷费)发放、分成款、往来款、培训项目费用、采购项目结算等除外)前,须向分管校领导提出经费支出申请,经分管校领导同意后方可开展经济业务事项。报销时须附有分管校领导审批意见的经费支出申请原件。

(二)职能部门(含部、中心,直属单位)单笔报销3000元以下的,由部门一支笔审批人审批支付;单笔报销支付金额在3000元(含)至2万元的,由部门一支笔审批人、分管财务的校领导审批支付;单笔支付金额2万元及以上的,由部门一支笔审批人、分管财务的校领导、校长审批支付。

(三)二级学院(含继续教育学院)开展单笔支付金额在5000元及以上的经济业务事项(课金(含监考费、阅卷费)发放、分成款、往来款、培训项目费用、采购项目结算等除外)前,须由各二级学院党政联席会议审议通过,审议结论由二级学院办公室负责记录并存档,报销时需附相关记录复印件。

(四)二级学院(含继续教育学院)单笔报销金额在2万元以下的,由部门一支笔审批人审批支付;单笔支付金额在2万元(含)以上的,由部门一支笔审批人、分管财务的校领导、校长审批支付。

第十三条 各级各类专业(含基地)建设、课程建设和团队建设等项目负责人经费支出实行项目负责人、项目所在部门和归口管理部门一支笔审批人会签和分级审批制度。即报销时由项目负责人签字后,还需项目所在部门一支笔审批人和项目归口管理部门一支笔审批人会签后才能报销。若部门经费一支笔审批人本人为项目负责人的,由部门指定一名本部门其他领导会签。若单笔支付金额在2万元(含)以上的,还需分管财务的校领导、校长审批支付。

第十四条 其他项目负责人经费支出实行项目负责人和归口管理部门一支笔审批人会签和分级审批制度。项目负责人的设立以各管理归口职能部门下达的文件或通知为准。各项目负责人对本项目的经济业务事项负主要责任。项目负责人经费审批人不得授权。

(一)项目组成员单笔报销2000元以下的,由项目负责人负责审批;单笔报销2000元及以上经费需由项目负责人审批并经项目归口部门一支笔审批人审核、审批后支付。

(二)项目负责人报销项目经费由项目归口部门一支笔审批人审核、审批后支付。

(三)项目负责人经费单笔报销2万元(含)以上的,还需分管财务的校领导、校长审批支付。

第十五条 部门一支笔审批人自身发生的由部门经费列支的差旅费等费用,由部门分管校领导或联系校领导(分管财务校领导)审批支付。

第十六条 投标保证金退还由职能处室一支笔审批人审批支付。

第四章 报销审核

第十七条 计财处会计审核人员应当全面审核各类单据,维护学校会计信息的真实性、完整性和准确性。重点审核单据是否合法,内容是否完整,金额计算是否准确,支出是否符合预算,审批手续是否齐全。在具体审核过程中可以行使以下权利:

(一)对记载不准确、不完整的票据有权退回,或要求更正、补充相关手续。

(二)对不符合规定的原始凭证,如非经费审批人签署的原始凭证、无效代理审批人或代理审批人超时限或超范围签署的原始凭证等,有权不予受理。

(三)对违反财经法律、法规及相关各项规章制度的经济业务事项,有权制止和纠正;制止和纠正无效的,可以向校纪检监察部门直至校级领导报告,请示处理。

第十八条 各类经费支出实行分级审核制度。

(一)单笔支付金额在3000元以下的,由计财处审核岗人员审核,计财处处长或副处长复核。

(三)单笔支付金额在3000元(含)以上的,由计财处审核岗人员审核,计财处处长复核。

第五章 报销内容与标准

第十九条 办公费的报销。办公费指购买按财务会计制度规定的不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出,具体包括办公用品、文化用品、报刊杂志订阅费、名片、刻章、冲印、饮用水等。报销办公费时,除发票上明确列明上述事项外,还需提供销售方出具的明细清单(如电脑小票等),手工填开的明细清单需加盖销售单位公章。

第二十条 印刷费的报销。印刷费指印刷方面的支出,具体包括各类学习手册、纪念册、宣传册、入学手册、票据等的印制等。印刷费报销时,须提供有效明细清单;5000元以上(含5000元)的印刷费报销,须提供印刷合同或样本清单。

第二十一条 邮电费的报销。邮电费指实际发生的信函、包裹、货物等物品的邮寄费及传真费、电话费、宽带费、信息使用费等。

第二十二条 物业管理费的报销。物业管理费指学校开支的办公教学用房、职工及离退休人员宿舍等物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。

第二十三条 差旅费的报销。差旅费指工作人员调研、探亲、面试、学习、开会等期间发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费等相关费用。

(一)差旅费报销时应当提供《出差审批单》。

(二)参加会议或培训的差旅费报销须提供会议或培训通知。

(三)出差票据的填列原则上应做到出差地和到达地首尾相接,无法做到上述要求的应做出合理解释。

(四)差旅费报销标准按衢州市机关工作人员差旅费管理最新规定执行。

(五)原始凭证上的日期与报销单上填报的出差日期不相一致,经办财务审核人员应视为不真实的原始凭证处理,不予受理。

第二十四条 维修(护)费的报销。维修(护)费指固定资产(不包括车船等交通工具)维修和维护费用,网络信息系统运行与维护费用,以及按规定提取的修购基金,具体包括设备维修费、房屋建筑物维修费、公共设施维修费、室内装修改造、网络系统维护费等。维修(护)费报销,须提供维修申请表、维修合同、维修结算验收报告,1万元的维修(护)费还需提供维修合同。

第二十五条 租赁费的报销。租赁费指租用办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的支出。报销租赁费时,须提供租赁合同,按合同确定的时间、方式和金额结算。

第二十六条 会议费的报销。会议费指由学校相关部门或项目组负责组织召开的各类会议所发生的会议住宿费、伙食费、其他费用(含场地租用费、交通费、文件资料印制费等)。

(一)报销会议费时,须提供会议审批单、会议通知、到会人员签到表及其他与会议有关的各项手续等。符合政府采购规定的会议应上报采购部门办理相关政府采购手续。

(二)会议费报销标准按衢州市机关会议费报销管理最新规定执行。

第二十七条  培训费的报销。培训费指由学校相关部门或项目组自行组织或参加外单位组织的各类培训项目所发生的费用。自行组织的培训费指由我校相关部门或项目组自行组织各类培训项目所发生的住宿费、伙食费、讲课费、其他费用(含培训场地费、培训资料费、交通费以及其他与培训相关的必要支出)。

(一)自行组织的培训包括新聘人员培训、辅导员培训、专题培训等。

(二)自行组织的培训,报销时须提供培训审批单、培训通知、培训人员签到表及其他与培训有关的各项手续。自行组织的培训费报销标准按按衢州市机关培训费报销管理最新规定执行。

(三)参加外单位组织的培训包括教师资格培训、专业技术人员后续教育培训、职业技能培训等。外出参加培训的,报销时须提供培训通知。

第二十八条  专用材料费的报销。专业材料费指学校办公和教学等活动消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。

第二十九条  劳务费和咨询费的报销。劳务费指支付给单位或个人的劳务费用,包括临时用工劳务费、外聘教师酬金、科研劳务费、评审费、讲座费及其他劳务费。咨询费指因业务开展过程中需要向专业公司或业内专家咨询而发生的费用。

(一)发放给个人的劳务费和咨询费,须按人造册,应通过个人银行卡发放,并依法缴纳个人所得税。严禁虚列、伪造名单,虚报冒领劳务费或咨询费。

(二)个别零星小额现金发放的劳务费或咨询费凭领付款凭证、劳务费发放清单报销。劳务费或咨询费本人无法领取的,可由他人代领,但一人代多人领取时,被代领人数最多不得超过3人,并填写被代领人身份信息。

(三)5000元以上(含5000元)的咨询费报销,须提供咨询合同。

第三十条 委托业务费的报销。委托业务费指因委托外单位办理业务而支付的相关费用。委托业务费报销时,应提供委托合同。

第三十一条  宣传广告费的报销。宣传广告费指购买宣传用品以及在报刊、杂志、网络、电视、宣传栏等媒介上发布的各类宣传及广告信息所发生的费用等。报销宣传广告费时,须提供宣传广告合同及样本。

第三十二条  会员费的报销。会员费指参加各种学术团体而支付的团体会费或个人会费。报销时需提供会费缴纳通知。

第三十三条  学生活动费的报销。学生活动费指按规定用于学生活动的各项支出。学生活动开展之前,需编制经费支出预算,并取得归口管理部门,包括学生处、团委或二级学院学生管理部门的批复。学生活动费的开支应严格控制在经费预算批复额度之内。报销时,原则上须提供活动组织文件、经费支出预算批复文件等,活动用品的报销参照办公用品的相关规定。

第三十四条  固定资产的报销。固定资产包括非图书类固定资产和图书类固定资产。非图书类固定资产均须办理固定资产验收及入库手续;图书类固定资产报销时,需办理图书资料入库手续。

第三十五条  公务接待费的报销。公务接待费指按规定开支的各类接待费用。

(一)除公务接待费外,其余经费不得列支公务接待业务。

(二)公务接待费报销标准按《进一步加强三公经费管理实施细则》(衢委办发〔201324号)和《衢州市财政局关于进一步明确市级公务接待费报销票据清单的通知》(衢财办〔201511号)要求执行。

第三十六条  其他费用的报销。其他费用指未列入上述大类的其他零星费用支出,依照真实性、合理性原则报销。

第六章

第三十七条  票据管理规定。

(一)原始票据类型

1.发票:由税务部门统一监制,套印发票监制章并加盖开票单位的发票专用章或财务专用章。

2.财政统一票据:由财政部门统一监制,套印财政部门票据监制章并加盖开票单位的发票专用章或财务专用章。

3.各单位内部使用的收据不能作为报销的依据。

(二)原始票据受理的基本要求

1.票据要求真实、合法、准确、完整。

1)发票的付款方名称(俗称台头)必须填写衢州职业技术学院,不能填写个人

2)票据的全部联次使用复写纸(无碳复写)一次性如实开具,并以发票联为基本报销凭据。

3)票据内容不能擅自添加、涂改、合计金额计算准确、大小写一致,不得涂改、挖补。

4)购货发票应详细填写品名、数量、单价、金额,货物较多无法一一填写的,需附上供货单位出具的清单或电脑小票。

5)转账汇款的需注明账号及开户行。

6)无特殊情况,不得出现连号或故意拆分等情况,如有连号,将视同一项经济业务合并计算。

2.发票记载内容有误,退回原出票单位更正的,更正处应加盖原出票单位公章。

3.原始凭证金额有错误的,应当由出票单位重开,不得在原始凭证上更改。

第三十八条 支付管理规定。

(一)现金管理规定。

1.对公业务一般采用网银转账方式支付。

2.学校执行省市两级关于公务卡管理办法的规定,按公务卡强制结算目录执行。因特殊情形确实不能使用公务卡结算的,应报财务部门批准,并填写《现金支付情况说明书》,经单位负责人同意并加盖单位公章确认后,作为结报审核依据。

3.个人报销时,原则上不采用现金报销方式,通过个人公务卡发放报销金额。特殊情况下的现金报销,须履行附加审批手续。

(二)转帐管理规定。

转帐的款项,需提供完整的信息,包括对方单位名称、开户行名称、开户行账号、主要用途等。

第三十九条  报销人员规定。报销人员与经办人一般应当是具有事业编制的在册在岗人员或参照事业编制工资待遇的人事代理、人才派遣人员。

第四十条 报销时间规定。财务报销基本时间为每周一、三、四。为了保证稽核、对账、预决算等工作的如期完成,每月最后一个工作日不对外报销,年度报销截止时间为每年1220日左右(具体时间以衢州市国库支付中心当年通知为准)。

第四十一条  报销时限规定。

(一)教职工应在经济事项结束后一个月内及时办理报销手续。年终结账及寒假期间发生的经济事项,最迟报销期不超过次年330日。特殊情况下,未能及时办理报销手续的,报销人应在财务分管校领导审批同意后,方可报销。

(二)教职工因公借款,应及时清还,原则上不超过三个月。

(三)借款坚持前帐不清,后帐不借的原则。

第四十二条  签名规定。经办人、审批人、审核人签名时,应当书写全名,不宜采用简写或其他无法识别方式书写。

第四十三条  各类项目负责人经费的报销范围以各归口管理职能部门下发的相关管理办法为准,若各管理归口职能部门相关管理办法有调整的,以新办法为准。

第四十四条  严格财务报销责任。

(一)教职工报销相关费用,应据实提供有关票据。如发现虚报不实者,计财处负责将虚报部分追回,当事人不能配合缴回的,计财处可从教职工工资中扣回,并视情节轻重,报请学校纪监部门酌情予以惩处。

(二)经费支付工作失误责任追究。由于工作失误造成的多付金额,由相关责任人负责追回。不能追回的,主要责任人承担60%的赔付责任,其他责任人均摊剩余赔付责任,并由学校纪监部门视情惩处。

第七章

第四十五条   本规定由计财处负责解释。

第四十六条   本规定自下发之日起执行。《衢州职业技术学院财务报销和经费审批规定(修订)》(衢职院财〔20131号)同时废止。

 

附件:1.各类经费报销基本流程

      2.“一支笔审批人授权书

          3.授权委托书

 

 

 

 

 

 

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